เพิ่มกำไรโดยลดต้นทุน

ทุก คนรู้กันดีว่า หนทางเพิ่มกำไรให้บริษัทไม่ได้มีแต่การเร่งทำยอดขายอย่างเดียว เพราะสิ่งหนึ่งที่ทำให้บริษัทใหญ่หลายแห่งสามารถประกาศผลกำไรเพิ่มขึ้นได้ ทั้งที่รายได้รวมคงที่หรือลดลง ก็คือการลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุน เรียกว่าใครลดต้นทุนได้มากกว่าก็ย่อมได้เปรียบมากกว่า ทำเงินบนโลกไอทีสัปดาห์นี้จึงขอเปลี่ยนบรรยากาศมาเป็นการหาทางประหยัดบนโลก ไอทีบ้าง ซึ่งคุณภูมิพิชญ์ อังสุพานิช ผู้เชี่ยวชาญด้านการหาวิธีลดต้นทุนระบบไอทีไอทีในองค์กร ได้แนะแนวทางไว้ครบเครื่องทั้งในแง่การประหยัดค่าเครื่อง ค่าแรง และค่าไฟ ช่วงนี้กระแส GREEN IT หรือเทคโนโลยีสีเขียวได้จางหายไปทั้งที่ควรจะเป็นกระแสต่อเนื่องไปเรื่อยๆ เพราะ GREEN IT เป็นการเลือกใช้งานอุปกรณ์หรือเทคโนโลยีที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม จัดสรรและลดการใช้พลังงานได้มากที่สุด ซึ่งทุกองค์กรสามารถ"เพิ่มรายได้จากการลดต้นทุน"ด้วย GREEN IT ที่ว่านี้

ต้น ทุนหลัก ๆ ที่ทุกองค์กรจะต้องเจอในปัจจุบันคือ ระบบคอมพิวเตอร์ ระบบปรับอากาศ และการเดินทาง รวมทั้งค่าเอกสารและจัดเก็บเอกสาร ถ้าเราสามารถลดการใช้งานพลังงานเหล่านี้ได้ ก็จะทำให้องค์กรเราเพิ่มรายได้ให้ได้มากขึ้น นอกจากนั้นยังจะช่วยให้ลดมลพิษที่เกิดขึ้นในโลกนี้ลงไปได้ด้วย โดยนำเอาเทคโนโลยีที่มีอยู่ในปัจจุบันมาใช้งานร่วมด้วยและทำให้เกิดประโยชน์ มากที่สุด ผมขอยกตัวอย่างเทคโนโลยีที่จะทำให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายมาให้ดูสัก 5 ข้อนะครับ 1.หันมาใช้งานระบบเวอร์ช่วลไลเซชั่น: องค์กรสมัยใหม่ส่วนมากจะต้องมีระบบคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ หรือซอร์ฟแวร์จำนวนมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่นระบบอีเมล์ (Email Server) ระบบจัดเก็บไฟล์ (File Server) หรือระบบบเว็บไซต์ (Web Server) รวม ๆ แล้วจะต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ (Physical) เข้ามาให้บริการระบบต่าง ๆ พวกนี้ไม่น้อยกว่า 3 เครื่อง ซึ่งในส่วนนี้ก็จะต้องเสียค่าจัดการอุปกร์เครื่องแม่ข่าย ค่าจัดวางอุปกรณ์ ค่าไฟฟ้า หรือแม้กระทั้งค่าจ้างสำหรับผู้ดูแลระบบ เป็น 3 เท่าตามไปด้วย

ในแง่ของการลดต้นทุน : แต่ถ้าเราหันมาลดต้นทุนโดยใช้งานระบบ Virtualization หรือระบบคอมพิวเตอร์ แบบรวมศูนย์ที่ไม่มีค่าใช้จ่าย (ฟรี) เพื่อสร้างคอมพิวเตอร์เสมือน (Virtual Machine) และลดจำนวนเซิร์ฟเวอร์ (Physical) ลง ซอฟต์แวร์บางชนิดอย่างเช่น VMWARE ESXi สามารถรองรับ Virtual Machine ได้มากถึง 256 เครื่อง ให้อยู่ในเซิร์ฟเวอร์เพียง 1 เครื่องได้ เพื่อที่จะได้ใช้งานเครื่องได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ทำให้องค์กรลดค่าเครื่องเซิร์ฟเวอร์ ค่าไฟฟ้า ค่าแอร์ รวมทั้งค่าที่วางเครื่อง จากที่ต้องใช้เครื่องจำนวน 3 เครื่อง ลดลงมาเหลือเพียง 1 เครื่อง ทำให้ค่าใช้จ่ายลงไปได้อย่างมากและรองรับการทำงานได้เต็มที่เหมือนเดิมที่ เดียวเลย 2. เลือกใช้งาน Thin Client : แนวคิดของ Thin Client เป็นการลดขนาดและคุณสมบัติของเครื่องคอมพิวเตอร์ ชนิดนี้ลงให้เหมาะสมกับงาน โดย Thin Client จะตัดความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลเช่น ฮาร์ดดิสก์ ออกจากตัวอุปกรณ์ รวมทั้งลดความสามารถของหน่วยประมวลผลและหน่วยความจำลง หรือบางผู้ผลิตจะมีเพียง จอ Monitor เพียงอย่างเดียว โดยจะไปใช้งานผ่านเครื่องประมวลผลกลางแทนหรือที่เรียกว่า เซิร์ฟเวอร์ เบส ซึ่งจะทำการติดตั้งซอฟต์แวร์และระบบปฎิษัติการไว้ที่เครื่องเพื่อให้เครื่อง Thin Client เข้ามาใช้งานที่เครื่อง เซิร์ฟเวอร์ เบส หรือ สามารถใช้งานร่วมกับระบบเซิร์ฟเวอร์แบบเวอร์ช่วลไลเซชั่น ที่มีอยู่ในองค์กรก็ทำได้

ในแง่ของการลดต้นทุน : คงจะได้ผลมากกับองค์การที่มีการใช้งานคอมพิวเตอร์จำนวนมาก เพราะว่าต้นทุนของเครื่อง Thin Client มีราคาถูก กินไฟฟ้าน้อย รวมทั้งการดูแลรักษาทำได้ง่ายดายมาก ไม่ต้องวุ่นวายในการแก้ปัญหาเรื่องซอฟต์แวร์และระบบปฎิษัติการที่เครื่องผู้ ใช้งาน ในส่วนนี้เราอาจจะสร้างคอมพิวเตอร์เสมือนในระบบเวอร์ช่วลไลเซชั่น สำหรับพนักงานแต่ละคน โดยพนักงานทำแค่ Remote ไปที่เครื่องเสมือนของตัวเองที่อยู่ในระบบเวอร์ช่วลไลเซชั่น เท่านั้นก็จะได้สภาพแวดล้อมเหมือนใช้งานที่เครื่องคอมพิวเตอร์ทั่วไป ๆ เลย ในส่วนนี้ทำให้ไม่จำเป็นต้องจ่ายผู้ดูแลจำนวนมาก อาจจะมีช่างเทคนิค 1 ท่านดูแล Thin Client ได้ถึง 50 เครื่องในทีเดียว และเมื่อเครื่องคอมพิวเตอร์เสมือนเกิดปัญหาเราสามารถกู้คืนง่าย ๆ ผ่านฟังก์ชั่น SnapShot ก็จะกลับมาอยู่ในสถานะเดิมในเวลาไม่กี่นาที ผ่านซอฟท์แวร์จากศูนย์กลางจากที่เดียว แถมยังประหยัดค่าไฟฟ้าและค่าเดินทางไปดูแลเครื่องพนักงานได้อีก 3. เลือกใช้งานซอฟต์แวร์แบบออนไลน์ : ทุก วันนี้เราใช้งานระบบอีเมล์ในการส่งข้อมูลไปให้กับลูกค้าอยู่แล้ว ถ้าเราหันมาใช้งานซอร์ฟแวร์แบบออนไลน์แทนระบบเดิมที่ใช้งานอยู่ เช่นระบบบริหารงานบุคคล (HR Management) พัฒนาระบบเอกสารใบลางานออนไลน์ หรือ ระบบจัดการบริหารจัดการเอกสาร (Document Management) เช่น Microsoft Sharepoint มาจัดการบริหารระบบไฟล์ข้อมูลขององค์กรทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์ หรือแม้กระทั้ง ทำใบเสนอราคาผ่านระบบออน์ไลน์ รวมกับระบบที่มีอยู่ในบริษัทอยู่แล้ว ก็จะทำให้เราทำงานได้สะดวกรวดเร็วและลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงไป

ในแง่ของการลดต้นทุน : คงหนีไม่พ้นระหยัดพื้นที่ในการทำงานและค่าเดินทางไปได้อย่างมาก เพราะว่าทุกอย่างอยู่บนระบบออนไลน์ทำให้สามารถดูจากที่ไหนก็ได้ที่เชื่อมต่อ กับระบบอินเตอร์เน็ต (Work at Home) แถมพนักงานยังไม่ต้องเสียค่าน้ำมันรถในช่วงที่น้ำมันแพงเพื่อเข้ามาเพื่อส่ง ใบลาหรือทำเอกสารเสนอราคา และประหยัดกระดาษลดการตัดต้นไม้ได้อีกได้ผลดีทั้งองค์กรและธรรมชาติ 4.เปลี่ยนมาใช้ระบบสื่อสารผ่านระบบอินเตอร์เน็ต : ส่วนหนึ่งที่ทำให้เกิดต้นทุนมากขึ้นก็คือการสื่อสารและการเดินทาง เราหันมาเปลี่ยนใช้การโทรศัพท์ผ่านระบบ Internet หรือ Network แทนการใช้โทรศัพท์ผ่านระบบโครงข่ายทั่วไป ระบบสื่อสารผ่านระบบอินเตอร์เน็ตเรียกว่า VoIP ในส่วนนี้เราจะเสียค่าใช้จ่ายต่อครั้งต่ำกว่าหรือแทบจะไม่เสียค่าใช้จ่าย และเมื่อเราเดินทางไปทำงานนอกสำนักงาน ก็สามารถใช้ Soft Phone ที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต เพื่อโทรศัพท์มายังสำนักงานโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ส่วนถ้าต้องการประชุมแบบเห็นภาพก็สามารถเลือกใช้งานระบบ Video Conference ที่ทำให้เห็นภาพผู้ร่วมประชุมได้แบบออน์ไลน์เสมือนเราไปนั่งอยู่ในห้อง ประชุมจริง ๆ เลย

ในแง่ของการลดต้นทุน : ลองคิดตามนะครับ ว่าถ้ามีติดต่อกับต่างประเทศหรือต่างจังหวัดบ่อย ๆ และครั้งละนาน ๆ เราเพียงแค่ไปร้าน Internet แล้วโทรผ่าน Soft Phone มายังสำนักงาของเราผ่าน ของระบบ VoIP ได้เลย ไม่ต้องเสียค่าโทรศัพท์ให้กับผู้ให้บริการพื้นฐาน ซึ่งจะเสียค่าค่าติดตั้งระบบในครั้งแรกเท่านั้น หรือในกรณีที่ต้องเดินทางหรือต้องการแสดงเอกสารเพื่อประชุมในต่างประเทศหรือ ต่างจังหวัดก็ต้องศูนย์เสียค่าเดินทางไปร่วมทั้งเวลาในการเดินทางอีก แต่ถ้าเราใช้งานผ่านระบบ Video Conference ผู้ร่วมประชุมก็สามารถเห็นเราได้เสมือนเราอยู่ที่ประชุมนั้นเลย โดยดูผ่านกล้อง Video ในห้องประชุม แน่นอนแบบนี้อย่างน้อยเราก็มีเวลาในคิดหรือทำงานได้มากขึ้นเพราะว่าเราไม่ ต้องเสียเวลาเดินทาง 5. เลือกอุปกรณ์ที่ประหยัดพลังงาน : ช่วงที่มีกระแส GREEN IT แรก ๆ ทางผู้ผลิตอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ได้พัฒนาอุปกรณ์ให้รองรับการประหยัดพลังงานลง เช่น อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล (Hard Disk) หยุดหมุนเมื่อไม่ได้ใช้งาน หรือ อุปกรณ์ Network ที่หยุดจ่ายกระแสไฟฟ้าที่พอร์ทนั้นเมื่อไม่มีการส่งข้อมูลมายังเครื่อง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ หรือแม้แต่การเปลี่ยนมาใช้งาน Wifi แทนการเดินสาย LAN ที่ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินสาย หรือการจัดเก็บซ่อมแซมสาย LAN

ในแง่ของการลดต้นทุน : ถ้าเราเลือกอุปกรณ์ที่เหมาะสมกับการใช้งานเช่นหรือออกแบบมาให้หยุดทำงานได้ เองตอนไม่มีการใช้งาน ก็จะทำให้เราประหยัดได้ตั้งแต่ค่าใช้จ่ายในการจัดซื้ออุปกรณ์ เพราะว่าอุปกรณ์ไอที จะมีอายุในการใช้งานได้ประมาณ 3 ปี ก็จะมีการเปลี่ยนแปลงแล้ว รวมทั้งฟังก์ชั่นที่ไม่ได้ใช้งานก็ไม่ควรจะซื้อเฝื่ออนาคตไว้นะครับ .. สุดท้ายการเพิ่มรายได้โดยการลดต้นทุน ก็คงต้องพึ่งพาทุกคนในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการช่วยกันปิดไฟทุกครั้งที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือการช่วยกันลดการใช้กระดาษด้วยใช้ผ่านระบบบริหารจัดการเอกสารออน์ไลน์ หรือโทรศัพท์ผ่านระบบ VoIP หรือ Video Conference รวมทั้งช่วยกันลดการใช้งานผ่านระบบเวอร์ช่วลไลเซชั่น เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการลงทุนฮาร์ดแวร์ และระบบทำความเย็น

เขียนโดย update ที่ 01:10